Kita semua pernah mengalami kesengsaraan manajemen waktu di tempat kerja. Anda pergi terlambat, Anda menabrak lalu lintas, dan Anda tiba di meja Anda sudah frustrasi dengan dunia. Duduk untuk akhirnya menyelesaikan proyek yang telah Anda tunda selama berminggu-minggu, Anda menyadari bahwa Anda memiliki rapat berturut-turut hingga tengah hari dan ya, Anda sudah terlambat untuk yang pertama. 
Foto: Pixabay @geralt
SUKSES OTODIDAK - Ada kabar baik nih, berikut ini ada beberapa cara untuk mendapatkan kembali jam-jam yang tampaknya hilang dalam sehari.
Ini semua tentang manajemen waktu pribadi kelola waktu Anda alih-alih membiarkannya mengatur Anda. Kami memiliki sepuluh kiat manajemen waktu untuk pekerjaan agar Anda dapat memulai.
1. Cari tahu bagaimana Anda saat ini menghabiskan waktu Anda.
Jika Anda ingin mengoptimalkan manajemen waktu pribadi Anda, pertama-tama Anda harus mencari tahu ke mana perginya waktu. Cobalah rajin mencatat waktu Anda selama seminggu dengan melacak aktivitas harian Anda. Audit ini akan membantu Anda:
- Tentukan seberapa banyak yang dapat Anda capai dalam sehari.
- Identifikasi timeucks.
- Fokus pada aktivitas yang memberikan hasil terbesar.
Saat Anda melakukan audit waktu ini, akan menjadi sangat jelas berapa banyak waktu Anda yang dihabiskan untuk pikiran, percakapan, dan aktivitas yang tidak produktif.
Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih akurat tentang berapa lama jenis tugas tertentu membawa Anda (yang akan sangat membantu untuk mengeksekusi pada tip selanjutnya). Latihan ini juga dapat membantu Anda menentukan waktu saat Anda paling produktif—dengan begitu, Anda tahu kapan harus mengerjakan proyek yang membutuhkan fokus dan kreativitas paling besar.
2. Buat jadwal harian dan patuhi itu.
Langkah ini sangat penting untuk mempelajari cara mengatur waktu di tempat kerja. Jangan pernah mencoba memulai hari Anda tanpa daftar tugas yang terorganisir.
Sebelum Anda meninggalkan pekerjaan untuk hari itu, buatlah daftar tugas yang paling mendesak untuk hari berikutnya. Langkah ini memungkinkan Anda untuk pergi segera setelah Anda sampai di kantor.
Menempatkan segala sesuatu di atas kertas akan mencegah Anda dari terjaga di malam hari sambil melemparkan dan membalikkan tugas-tugas yang berjalan di otak Anda.
Sebaliknya, alam bawah sadar Anda mengerjakan rencana Anda saat Anda tidur, yang berarti Anda dapat bangun di pagi hari dengan wawasan baru untuk hari kerja.
Jika Anda tidak dapat melakukannya sehari sebelumnya, pastikan Anda menuliskan daftar Anda terlebih dahulu di pagi hari. Anda akan menemukan bahwa waktu yang Anda habiskan untuk membuat rencana yang jelas tidak ada apa-apanya dibandingkan dengan waktu Anda akan kehilangan lompatan di antara tugas-tugas ketika Anda tidak memiliki rencana seperti itu.
3. Prioritaskan dengan bijak.
Saat Anda mengatur daftar tugas Anda, prioritas adalah kunci untuk manajemen waktu yang sukses di tempat kerja. Mulailah dengan menghilangkan tugas-tugas yang seharusnya tidak Anda lakukan sejak awal. Kemudian identifikasi tiga atau empat tugas paling penting dan lakukan yang pertama—dengan begitu, Anda memastikan Anda menyelesaikan yang esensial.
Evaluasi daftar tugas Anda dan pastikan Anda mengaturnya berdasarkan pentingnya tugas daripada urgensinya. Tanggung jawab penting mendukung pencapaian tujuan Anda, sedangkan tanggung jawab mendesak memerlukan perhatian segera dan terkait dengan pencapaian tujuan orang lain. Kita cenderung membiarkan yang mendesak mendominasi ketika kita harus benar-benar fokus pada kegiatan yang mendukung tujuan bisnis kita.
Untuk menghindari jebakan ini, gunakan salah satu tip manajemen waktu untuk pekerjaan yang ditemukan dalam buku Stephen Covey, First Things First . Dia menawarkan matriks manajemen waktu berikut, yang dikenal sebagai matriks Eisenhower , sebagai alat organisasi untuk memprioritaskan tugas berdasarkan ide-ide penting dan mendesak ini.
Berikut adalah melihat lebih dekat pada masing-masing kuadran ini:
- Penting dan mendesak: Tugas-tugas ini memiliki tenggat waktu penting dengan tingkat urgensi tinggi selesaikan segera.
- Penting tetapi tidak mendesak: Hal-hal ini penting tetapi tidak memerlukan tindakan segera dan harus melibatkan penyusunan strategi pembangunan jangka panjang. Berusahalah untuk menghabiskan sebagian besar waktu Anda di kuadran ini.
- Mendesak tetapi tidak penting: Tugas-tugas ini mendesak tetapi tidak penting. Minimalkan, delegasikan, atau hilangkan karena mereka tidak berkontribusi pada output Anda. Mereka umumnya gangguan yang mungkin timbul dari perencanaan orang lain yang buruk.
- Tidak mendesak dan tidak penting: Kegiatan-kegiatan ini memiliki nilai yang kecil jika ada dan harus dihilangkan sebanyak mungkin.
Berikut ini adalah jenis kegiatan yang termasuk dalam setiap kuadran. Coba buat matriks manajemen waktu Anda sendiri dan masukkan item dari daftar tugas dan aktivitas sehari-hari untuk mengevaluasi cara Anda menghabiskan waktu saat ini. Anda dapat membuatnya di Lucidchart dalam waktu kurang dari satu menit itulah yang kami lakukan!
Ketika Anda dapat mengetahui prioritas, manajemen waktu pribadi Anda dapat mencapai tingkat yang sama sekali baru. Anda akan tahu di mana harus memfokuskan waktu Anda selama hari-hari ketika tidak ada cukup waktu.
4. Kelompokkan tugas-tugas serupa bersama-sama.
Hemat waktu dan energi mental Anda dengan mencoba menyelesaikan satu jenis pekerjaan sebelum melanjutkan ke yang berikutnya.
Misalnya, buat potongan waktu terpisah untuk menjawab email, melakukan panggilan telepon, mengajukan, dll.
Jangan menjawab email dan pesan saat mereka masuk, karena hal itu adalah gangguan yang paling baik. Matikan telepon dan pemberitahuan email Anda untuk menghilangkan godaan untuk memeriksa pada waktu yang tidak ditentukan.
5. Hindari dorongan untuk melakukan banyak tugas.
Ini adalah salah satu tips manajemen waktu paling sederhana untuk bekerja, namun bisa menjadi salah satu yang paling sulit untuk diikuti. Fokus pada tugas yang ada dan blokir semua gangguan.
Mungkin tergoda untuk melakukan banyak tugas, tetapi Anda hanya menembak diri sendiri ketika Anda mencoba melakukannya. Anda kehilangan waktu dan menurunkan produktivitas saat beralih dari satu tugas ke tugas lainnya.
Demikian pula, jangan kewalahan dengan daftar tugas yang membentang sejauh satu mil. Menekankannya tidak akan membuatnya lebih pendek, jadi tarik napas, hembuskan, dan lakukan satu tugas pada satu waktu.
6. Tetapkan batas waktu untuk tugas.
Bagian dari pembuatan jadwal Anda harus melibatkan pengaturan batas waktu pada tugas, bukan hanya bekerja sampai selesai. Daftar tugas sangat bagus dan luar biasa, tetapi terkadang Anda mungkin merasa tidak pernah memeriksa apa pun.
Jika Anda ingin mengatur kecepatan yang stabil untuk alur kerja Anda, Teknik Pomodoro dapat membantu Anda memeriksa daftar tugas Anda dalam potongan 25 menit, mengambil istirahat pendek di antara setiap tugas dan istirahat lebih lama setelah menyelesaikan empat tugas.
Teknik ini menyeimbangkan fokus yang sempit dengan istirahat yang sering, mengurangi ketegangan mental dan mempertahankan motivasi.
Jika Anda lebih suka mengatur kecepatan Anda sendiri, timeboxing memungkinkan Anda untuk memblokir jumlah waktu yang bervariasi. Gunakan log waktu Anda (langkah #1) untuk mendapatkan perkiraan berapa lama suatu aktivitas akan membawa Anda.
Setelah Anda menghabiskan jumlah waktu yang ditentukan untuk tugas itu, lanjutkan ke aktivitas penting berikutnya. Anda akan menemukan produktivitas Anda meroket dan daftar tugas Anda menyusut ketika Anda memiliki parameter ini.
7. Membangun buffer.
Salah satu tips manajemen waktu yang lebih menyenangkan untuk bekerja: Jadikan istirahat sebagai bagian dari jadwal Anda. Saat Anda menyelesaikan tugas, beri diri Anda waktu untuk bernapas.
Beristirahatlah sejenak untuk memulihkan tenaga, apakah itu berjalan-jalan sebentar, bermain pingpong, meditasi, dll.
8. Belajarlah untuk mengatakan tidak.
Anda tidak akan pernah belajar bagaimana mengatur waktu di tempat kerja jika Anda tidak belajar bagaimana mengatakan tidak.
Hanya Anda yang benar-benar tahu untuk apa waktu Anda, jadi jika Anda perlu menolak permintaan untuk fokus pada tugas yang lebih penting, jangan ragu untuk melakukannya.
Dan jika Anda mengambil proyek yang jelas-jelas tidak menuju ke mana-mana, jangan takut untuk melepaskannya.
Daripada melakukan banyak tugas yang menghasilkan sedikit atau tanpa nilai, selesaikan lebih sedikit tugas yang menciptakan nilai lebih. Ingat aturan 80/20-80% output Anda berasal dari 20% input Anda. Fokuskan upaya Anda sesuai dengan itu.
Jika Anda tidak bisa mengatakan tidak, delegasikan. Meskipun mendelegasikan bisa menjadi keterampilan yang sulit untuk dipelajari, itu dapat bekerja dengan sangat baik untuk manajemen waktu pribadi Anda.
Anda telah mengumpulkan tim yang berbakat, jadi tentukan tugas yang dapat Anda berikan.
9. Terorganisir.
Untuk manajemen waktu yang efektif, tip ini harus benar-benar masuk dalam daftar tugas Anda. Jika Anda memiliki tumpukan kertas berserakan di seluruh meja Anda, menemukan yang benar-benar Anda butuhkan akan seperti menemukan jarum di tumpukan jerami.
Ada beberapa hal yang membuat frustrasi seperti membuang-buang waktu berharga untuk mencari barang yang salah tempat. Belum lagi betapa sulitnya kekacauan membuatnya fokus.
Hal-hal kecil membuat perbedaan besar. Membuat sistem pengarsipan untuk dokumen. Berhenti berlangganan email yang tidak lagi Anda perlukan.
Bayangkan saja Anda hanya perlu melakukannya sekali, tetapi Anda mendapatkan manfaatnya selamanya.
10. Hilangkan gangguan.
Media sosial, penjelajahan web, rekan kerja, pesan teks, pesan instan—gangguan di tempat kerja bisa jadi tidak terbatas. Kunci manajemen waktu pribadi adalah bersikap proaktif untuk menyingkirkannya.
Tutup pintu Anda untuk membatasi interupsi. Tutup semua tab kecuali yang sedang Anda kerjakan. Matikan notifikasi perpesanan dan tinggalkan panggilan telepon pribadi Anda untuk makan siang.
Ambil langkah kecil. Identifikasi dua gangguan teratas Anda dan fokus untuk menaklukkannya selama dua minggu.
Dan ingat bahwa tidur yang cukup, minum cukup air, dan makan dengan sehat semuanya dapat membantu Anda tetap fokus selama hari kerja—terutama saat kemerosotan sore itu melanda.
Itulah sepuluh tip untuk manajemen waktu di tempat kerja yang dapat membawa produktivitas Anda lebih baik.
0 Comments